Hai deciso, tramite pianificazione e OKR, gli Obiettivi più importanti e i Risultati Chiave che tu e i tuoi collaboratori volete realizzare.
Ecco che si presentano molte piccole cose da mettere insieme, qualcuno arriva con delle iniziative diverse; altri descrivono, magari dettagliatamente, perché non funzionerebbero le azioni decise, piccoli impedimenti e imprevisti si frappongono tra i piani e la loro messa in atto.
Molti dubbi ti assalgono ma uno, latente ed insidioso, apparentemente innocuo è forse il peggiore: la RIMANDITE!
Se ti è familiare questo stato di cose sappi che non è raro e che moltissime PMI si dibattono, purtroppo a vuoto e a lungo, in questa situazione. Voglio essere incisivo e diretto – sai già che lo faccio per la tua utilità!
Questo comportamento si chiama INCOERENZA e va cambiato subito. Non agire immediatamente, dopo la pianificazione, è “incoerenza” e tu e la tua azienda non siete, ne volete, diventare incoerenti.
Ora però ti chiedi, come faccio? Come supero l’incoerenza?
Ci sono tanti modi per superare “i blocchi” all’operatività e uno dei più efficaci e semplici somiglia al claim della NIKE, “Just Do It”, fallo e basta. Può sembrare scontato e semplice ma mettendosi in azione tutti i blocchi si dissolvono.
Da Business Coach so che non tutti ce la fanno a rompere la sottile e persistente parete che separa le intenzioni e la pianificazione dall’azione ed è proprio per questo che vedremo insieme uno dei Frameworks (strutture) più efficaci nella realizzazione dei progetti; si chiama SCRUM, esattamente come la mischia nel Rugby, perché è ispirato alle azioni di un team adattivo, cioè che regola e corregge le azioni auto-organizzandosi dinamicamente (mentre le cose si fanno).
Jeff Sutherland e Ken Schawber inventarono questo framework osservando COME le persone lavorano e non come DICONO di lavorare. SCRUM coglie l’incertezza e la creatività e si discosta da tentativi di definire teoricamente mediante grafici complessi e inattuabili il FARE. Mettete nell’archivio cilindrico (o più comunemente il cestino della spazzatura) i complessi diagrammi GANTT che servono solo a rassicurare gli stakeholder non competenti delle grandi organizzazioni, sulle micro-attività che verranno svolte in blocchi orari da qui ad un anno…roba inattuabile che si avvale di un metodo del 1910 usato per la logistica dell’esercito nella 1° Guerra Mondale.
SCRUM incanala il modo in cui un team lavora davvero, e permette di valutare, adattare, cambiare e continuare un processo di attuazione nel raggiungere certi risultati.
È una metodologia AGILE (in americano si pronuncia egiail) che realizza i seguenti valori:
- gli individui e le interazioni (comunicazione) più che i processi e gli strumenti
- il prodotto / servizio funzionante più di una documentazione completa
- la collaborazione con i clienti più che la negoziazione dei contratti
- rispondere ai cambiamenti più che seguire rigidamente la pianificazione
Infatti sappiamo quanto è utile pianificare e nel contempo quanto sia stupido seguire ciecamente i piani se le situazioni cambiano. SCRUM spinge a ispezionare, rivedere a intervalli ciò che si sta facendo e considerare se è ancora quello che è funzionale fare.
Lavorare per cicli brevi, sbagliare velocemente, cioè capire subito se qualcosa non va e cambiare rotta. SCRUM utilizza il sempre valido CICLO DI DEMING, PDCA.
Plan – Pianifica
Do – Fai
Check – Fai test, fai feedback
Act – Agisci con efficacia e crea procedure standard funzionali
SCRUM nel Management si ispira fortemente al Rugby e in particolare agli All Blacks, la nazionale neozelandese che porta avanti dei valori straordinari:
- Focus sull’obiettivo
- Collaborazione totale nel Team (ciascuno al servizio della squadra e degli altri componenti della squadra)
- Fame di vittoria, di risultati, di riuscire
- Adrenalina generata da risultati chiave messi in sequenza e perseguiti con il massimo impegno
L’eccellenza è già in tutti noi, ma non può essere imposta, deve venire dall’interno. Per portare ciascuno nel Team ad esprimere la sua eccellenza bisogna coinvolgere nell’idea di Team stesso, come di un sistema di appartenenza focalizzato su un obiettivo più grande di quello che un singolo potrebbe mai raggiungere.
Come avviare SCRUM?
- Scegliere un Product Owner, colui che possiede la visione di quello che bisogna realizzare; in una micro-impresa può essere lo stesso CEO.
- Costituire il Team; se l’azienda è più strutturata creare vari teams. Ogni Team deve essere di un numero che va ddai 3 ai 7 membri. I membri del team faranno il lavoro.
- Incaricare uno Scrum Master o Scrum Coach. E’ colui che guiderà e supporterà il team, aiutando a rimuovere gli ostacoli che si presentano e facendo tra trait d’union tra il Team e il Product Owner, e nelle aziende più strutturate tra Team e Soci o Azionisti dell’azienda.
- Definire l’obiettivo e i risultati chiave
- Definire i requisiti (BACKLOG) del prodotto o servizio da creare o da ottimizzare
- Pianificare lo SPRINT (o periodo di lavoro focalizzato) sul raggiungimento di un unico obiettivo
- Rendere pubblico e visibile in tempo reale il lavoro che si sta svolgendo.
- Riunione quotidiana veloce (Daily Stand-UP) letteralmente una riunione da fare in piedi analizzando: cosa è stato fatto, cosa va fatto oggi, e se ci sono ostacoli.
- A fine Sprint il Team si riunisce e fa feedback, anche davanti a soci ed azionisti. La SPRINT REVIEW
- A “consegna” prodotto o servizio, a raggiungimento dell’obiettivo, il Team fa una riunione SPRINT RETROSPECTIVE di grande valore nell’evidenziare e tenere traccia di quello che ha fatto bene, di quello che non va più fatto e di quello che deve essere migliorato. Inoltre il Team conserva le informazioni acquisite in modo organizzato e semplice da utilizzare per il futuro, anche per eventuali nuovi assunti; questo concetto importantissimo si definisce Knowledge Management e merita un discorso a sé stante.
È facile implementare la metodologia Agile e lo Scrum?
Sicuramente sarà funzionale, almeno inizialmente avvalersi del supporto di un Business Coach. Il processo di attuazione di Scrum diventerà così veloce e fluido.
