Ecco che si presentano molte piccole cose da mettere insieme, qualcuno arriva con delle iniziative diverse; altri descrivono, magari dettagliatamente, perché non funzionerebbero le azioni decise, piccoli impedimenti e imprevisti si frappongono tra i piani e la loro messa in atto.

Molti dubbi ti assalgono ma uno, latente ed insidioso, apparentemente innocuo è forse il peggiore: la RIMANDITE!

Se ti è familiare questo stato di cose sappi che non è raro e che moltissime PMI si dibattono, purtroppo a vuoto e a lungo, in questa situazione. Voglio essere incisivo e diretto – sai già che lo faccio per la tua utilità!

Questo comportamento si chiama INCOERENZA e va cambiato subito. Non agire immediatamente, dopo la pianificazione, è “incoerenza” e tu e la tua azienda non siete, ne volete, diventare incoerenti.

Ora però ti chiedi, come faccio? Come supero l’incoerenza?

Ci sono tanti modi per superare “i blocchi” all’operatività e uno dei più efficaci e semplici somiglia al claim della NIKE, “Just Do It”, fallo e basta. Può sembrare scontato e semplice ma mettendosi in azione tutti i blocchi si dissolvono.

Da Business Coach so che non tutti ce la fanno a rompere la sottile e persistente parete che separa le intenzioni e la pianificazione dall’azione ed è proprio per questo che vedremo insieme uno dei Frameworks  (strutture) più efficaci nella realizzazione dei progetti; si chiama SCRUM, esattamente come la mischia nel Rugby, perché è ispirato alle azioni di un team adattivo, cioè che regola e corregge le azioni auto-organizzandosi dinamicamente (mentre le cose si fanno).

Jeff Sutherland e Ken Schawber inventarono questo framework osservando COME le persone lavorano e non come DICONO di lavorare. SCRUM coglie l’incertezza e la creatività e si discosta da tentativi di definire teoricamente mediante grafici complessi e inattuabili il FARE. Mettete nell’archivio cilindrico (o più comunemente il cestino della spazzatura) i complessi diagrammi GANTT che servono solo a rassicurare gli stakeholder non competenti delle grandi organizzazioni, sulle micro-attività che verranno svolte in blocchi orari da qui ad un anno…roba inattuabile che si avvale di un metodo del 1910 usato per la logistica dell’esercito nella 1° Guerra Mondale.

SCRUM incanala il modo in cui un team lavora davvero, e permette di valutare, adattare, cambiare e continuare un processo di attuazione nel raggiungere certi risultati.

È una metodologia AGILE (in americano si pronuncia egiail) che realizza i seguenti valori:

• gli individui e le interazioni (comunicazione) più che i processi e gli strumenti
• il prodotto / servizio funzionante più di una documentazione completa
• la collaborazione con i clienti più che la negoziazione dei contratti
• rispondere ai cambiamenti più che seguire rigidamente la pianificazione

Infatti sappiamo quanto è utile pianificare e nel contempo quanto sia stupido seguire ciecamente i piani se le situazioni cambiano. SCRUM spinge a ispezionare, rivedere a intervalli ciò che si sta facendo e considerare se è ancora quello che è funzionale fare.

Lavorare per cicli brevi, sbagliare velocemente, cioè capire subito se qualcosa non va e cambiare rotta. SCRUM utilizza il sempre valido CICLO DI DEMING, PDCA.

Plan – Pianifica

Do – Fai

Check – Fai test, fai feedback

Act – Agisci con efficacia e crea procedure standard funzionali

SCRUM nel Management si ispira fortemente al Rugby e in particolare agli All Blacks, la nazionale neozelandese che porta avanti dei valori straordinari:

• Focus sull’obiettivo
• Collaborazione totale nel Team (ciascuno al servizio della squadra e degli altri componenti della squadra)
• Fame di vittoria, di risultati, di riuscire
• Adrenalina generata da risultati chiave messi in sequenza e perseguiti con il massimo impegno

L’eccellenza è già in tutti noi, ma non può essere imposta, deve venire dall’interno. Per portare ciascuno nel Team ad esprimere la sua eccellenza bisogna coinvolgere nell’idea di Team stesso, come di un sistema di appartenenza focalizzato su un obiettivo più grande di quello che un singolo potrebbe mai raggiungere.

Come avviare SCRUM?

• Scegliere un Product Owner, colui che possiede la visione di quello che bisogna realizzare; in una micro-impresa può essere lo stesso CEO.
• Costituire il Team; se l’azienda è più strutturata creare vari teams. Ogni Team deve essere di un numero che va ddai 3 ai 7 membri. I membri del team faranno il lavoro.
• Incaricare uno Scrum Master o Scrum Coach. E’ colui che guiderà e supporterà il team, aiutando a rimuovere gli ostacoli che si presentano e facendo tra trait d’union tra il Team e il Product Owner, e nelle aziende più strutturate tra Team e Soci o Azionisti dell’azienda.
• Definire l’obiettivo e i risultati chiave
• Definire i requisiti (BACKLOG) del prodotto o servizio da creare o da ottimizzare
• Pianificare lo SPRINT (o periodo di lavoro focalizzato) sul raggiungimento di un unico obiettivo
• Rendere pubblico e visibile in tempo reale il lavoro che si sta svolgendo.
• Riunione quotidiana veloce (Daily Stand-UP) letteralmente una riunione da fare in piedi analizzando: cosa è stato fatto, cosa va fatto oggi, e se ci sono ostacoli.
• A fine Sprint il Team si riunisce e fa feedback, anche davanti a soci ed azionisti. La SPRINT REVIEW
• A “consegna” prodotto o servizio, a raggiungimento dell’obiettivo, il Team fa una riunione SPRINT RETROSPECTIVE di grande valore nell’evidenziare e tenere traccia di quello che ha fatto bene, di quello che non va più fatto e di quello che deve essere migliorato. Inoltre il Team conserva le informazioni acquisite in modo organizzato e semplice da utilizzare per il futuro, anche per eventuali nuovi assunti; questo concetto importantissimo si definisce Knowledge Management e merita un discorso a sé stante.

È facile implementare la metodologia Agile e lo Scrum?

Sicuramente sarà funzionale, almeno inizialmente avvalersi del supporto di un Business Coach. Il processo di attuazione di Scrum diventerà così veloce e fluido.

L'articolo Fare: il metodo Scrum utile alle PMI proviene da Albino Ruberti.

STOP! Fermati! Se queste attività non portano immediato valore e non sono legate a chiari obiettivi, smettila!  Ti stai facendo del male, lo dimostrano estesi studi sullo stress, il burn-out, gli effetti sull’organismo, sulle emozioni…ti stai danneggiando. Inoltre, il tuo stato psico-fisico-emozionale si riverbera negativamente in azienda (peggiorando quello che viene definito clima aziendale); sui rapporti con fornitori e clienti; forse te lo porterai anche in famiglia e con gli amici.  Inoltre, non giriamoci attorno, è un modo davvero penoso di vivere; tra l’altro non porta nemmeno grandi guadagni…il buon senso dice: “chi te lo fa fare?” La risposta è l’irragionevolezza. Si è creato un ritmo perverso che ti trascina. Che poi ora tutto avvenga online, non cambia la sostanza…Orari ininterrotti di riunioni zoom, molte delle quali inutili, alcune dannose…BASTA!

Come si può risolvere? La soluzione è PIANIFICARE! Sì, so che i libri e i consulenti ti hanno da sempre consigliato di farlo; ora però è qualcosa di vitale, l’unico modo che hai per ri-partire senza girare a vuoto e con la concreta possibilità di riprenderti in mano la Vita e avere dei ritmi sani.

Come puoi pianificare? I progetti sono tanti, fai multitasking, i collaboratori non riescono a risolvere e li hai portati ad imitarti …Non sarò delicato…ti stai prendendo gioco di te, da solo. Il multitasking non esiste e i “molti progetti” sono per le grandi aziende, non per le PMI.

Il Business Coach Pragmatico ti dice dei fatti che la scienza e la pratica dimostrano; possono essere forse scomodi ora, ma ti saranno tanto utili! Forse saranno proprio i fatti e le best practices, a fare la differenza.

Per Pianificare devi prima creare degli Obiettivi, anzi l’Obiettivo. Cosa vuoi raggiungere? Qual è la direzione?  Qual è l’obiettivo annuale più importante? Vuoi primeggiare in un settore di nicchia? Vuoi migliorare il prodotto? Vuoi diversificarti dai competitor? L’unico obiettivo è la cosa più sana per una PMI. Ancora efficace arrivare a 2 obiettivi. Da 3 obiettivi in poi si perde solo tempo.

Posto che tu abbia definito un paio di obiettivi che siano STAR (Specifics, Timebound, Agressives and Realistics):

• SPECIFICI
• CON UNA SCADENZA
• AGGRESSIVI
• REALISTICI

Poi, dopo aver definito l’obiettivo o i due obiettivi; la strategia più efficace sarà definire anche da 3 a 5 risultati chiave per ogni obiettivo.

Ecco che le cose da fare saranno chiare, condivise e gestibili, inoltre saranno pubbliche, all’interno dell’organizzazione.

Questo metodo si chiama OKR, ed è quello usato in Google, inventato in Intel, il più efficace metodo di pianificazione aziendale.

Ecco alcune delle aziende in cui si usano gli OKR

Se l’azienda di cui sei titolare è media e ha più dipartimenti sarà efficace dividere l’obiettivo principale in sotto obiettivi di area, mantenendo il numero di Risultati Chiave per Area sotto i 5.

Ad inizio settimana tu e i tuoi collaboratori saprete esattamente cosa fare e in che priorità; perché i risultati chiave da raggiungere guideranno il processo e presto ti accorgerai che le cose fatte e i risultati saranno in crescita.

Adottare la pianificazione OKR è impegnativo e ci riuscirai meglio se ti avvarrai del supporto di un Business Coach preparato e con esperienza specifica nell’utilizzo in organizzazioni aziendali di questo strumento. I vantaggi sono numerosi; il principale sarà poter contare su chi ha già affrontato COSA significa portare una nuova metodologia in una organizzazione abituata a tutt’altro e a COME traghettare le persone nel cambiare paradigma e mentalità. Certo qualcuno potrebbe anche fare resistenza, ma in breve tutti saranno consapevoli dei vantaggi.

I vantaggi riguarderanno:

• la produttività incrementale (cioè migliorata di giorno in giorno)
• la chiarezza estrema di cosa deve essere fatto, come e perché
• la gratificazione di capire il legame della propria attività con l’obiettivo aziendale
• la naturale meritocrazia che emergerà in base al lavoro svolto
• lo spirito di collaborazione e sinergia nel “remare” nella stessa direzione

La soluzione all’irragionevolezza che, purtroppo, il ciclo dell’abitudine aveva creato ora è a portata di mano; sarà scomodo attuarla, come tutti i cambiamenti, ma sarà positivo e ti porterà ad avere una produttività molto superiore.

Seguici per conoscere le altre 5 soluzioni per PMI.

Scrivimi il tuo feedback a albino.ruberti@gmail.com. Grazie!

L'articolo Come superare l’irragionevolezza pianificando proviene da Albino Ruberti.

Il primo aspetto di una delega che funziona davvero è il mindset; ovvero l’atteggiamento mentale che abbiamo nei confronti dei collaboratori. Il GROW Mindset – efficace – ci fa pensare che i nostri collaboratori possono crescere, che hanno un potenziale da esprimere e che l’errore è prevedibile e consentito, purché rimanga in un range di ragionevolezza. 

Il Fixed Mindset, negativo in generale e falso secondo le neuroscienze e le meta-analisi delle performance aziendali, fa pensare al Manager che le persone sono “brave” oppure no e che non cambieranno. Non si potranno evolvere.

Ora, se è assolutamente realistico aspettarsi che un adulto abbia già in parte una base di skills in cui è davvero forte e altri dove farà grande fatica anche solo a raggiungere la sufficienza; è poco saggio e contrario ad una delega efficace credere ad una situazione in cui le persone non si evolveranno.

A partire da un Mindset Grow, oggi il Manager dovrà esercitare un tipo di Delega e Comunicazione da Coach. Quindi dovrà considerare i collaboratori come individui che vanno coinvolti e aiutati a raggiungere obiettivi specifici e sfidanti. Peter Drucker, uno dei guru del Management del secolo scorso, sosteneva: “Il primo ruolo di un Manager è la relazione con le persone, una confidenza reciproca e la creazione di una comunità.”

La chiarezza degli obiettivi è sicuramente il fattore unico più importante nella creazione di una delega coinvolgente ed efficace. Inoltre, anche in base alle conclusioni di uno studio scientifico divulgato nel libro DRIVE del Business Coach Daniel H. Pink i tre aspetti più motivanti per un collaboratore sono: 

• Scopo 
• Autonomia 
• Mastery (Competenza di Alto Livello) 

Coinvolgere la Risorsa nella Cultura Aziendale, fatta di Valori, Mission e Scopo Principale. 

Delegare permettendo una parte di autonomia operativa e di autogestione della responsabilità.

La pratica quotidiana del Manager / Coach deve necessariamente includere tre elementi sintetizzabili nel modello CFR; Conversazioni, Feedback, Riconoscimento.

Le conversazioni possono anche essere molto accese e dirette, ma solo se si è esperti di comunicazione efficaci e se si sanno, quindi, usare i tempi e le modalità più adatte. Un esempio è la pratica della PNL (Programmazione Neuro-Linguisitica) definita Pacing o ricalco. Cioè un allineamento non-verbale ( espressioni del volto, gestualità, postura) e di volume e tono di voce, oltre che di condivisione  dello stato d’animo del destinatario, necessario a stabilire un ponte empatico. L’empatia è il pre-requisito per qualsiasi conversazione e diventa vitale se il contenuto è importante e le divergenze ampie. 

Il Feedback, specie nella valutazione dei Risultati Chiave e nella realizzazione dei Tasks è improntato ad un confronto dinamico che combina tre paradigmi di misurazione:

• i KPI – dei parametri numerici e quanto più oggettivi
• una autovalutazione assolutamente soggettiva della Risorsa Umana coinvolta 
• e una sintesi del Manager che sarà arricchita da una descrizione quanto più improntata ad un processo di miglioramento e crescita professionale e personale.

Quando si sarà creata una cultura del Management by Coaching, sicuramente ci saranno anche obiettivi e risultati chiave trasparenti e condivisi e ciò rafforzerà il team, le sinergie, il sopperire con le proprie soluzioni ai problemi degli altri, aspettandosi altrettanto.

Ogni Risorsa Umana avrà diritto a poter dare un parere, contribuire fattivamente, permettersi degli errori, senza il timore di doversi nascondere o di essere penalizzato.

L'articolo Quale tipo di delega funziona davvero? proviene da Albino Ruberti.

La prima tappa di un Coaching Aziendale consiste nello stabilire due mete parallele:

1. L’obiettivo da raggiungere per l’azienda
2. L’obiettivo del percorso di Coaching

Un esempio:

Un’azienda che produce vini e che, fino ad un certo punto si è rivolta solo al mercato italiano chiama un coach avendo l’obiettivo di espandere la sua azione commerciale in mercati esteri (obiettivo aziendale). Per realizzare l’obiettivo il CEO concorda con il Coach di stimolare il direttore commerciale e i direttori marketing e direttore vendite a definire una strategia export.

Ecco che con la linea guida dei 2 obiettivi principali il Business Coach condivide un piano di azione per portare l’azienda al successo entro una deadline (data scadenza del progetto).

Chiaramente nel definire gli obiettivi il Business Coach utilizzerà il filtro dell’obiettivo SMARTER, ovvero aiuterà con delle domande e delle schede a stabilire un obiettivo ben formato. Inoltre guiderà il processo di definizione delle 5 W + H, ovvero:

• WHAT – COSA
• WHERE – DOVE
• WHEN – QUANDO
• WHO – CHI
• WHY – PERCHE’
• HOW – COME

Anche qui, per chiarezza, potremmo continuare l’esempio.

Cosa? Quali vini proporre sui mercati esteri?

Dove? In quali paesi esporteremo? Da quale inizieremo?

Quando? Quando inizieremo l’azione marketing?

Chi? Chi se ne occuperà? Una rete commerciale? Dei distributori? Un e-commerce?

Perché? Perché partire da quel dato paese (USA) e dall’e-commerce?

Come? Come struttureremo la campagna marketing? Il branding? La realizzazione dell’e-commerce?

Chiaramente la risposta a queste domande chiave prevede un lavoro profondo che coinvolge risorse umane, finanziarie, strutturali, logistiche, di know-how.

Ecco che tocchiamo con mano l’utilità, da parte del Business Coach, di avere conoscenza del mondo aziendale e del processo di management. Sarà anche molto funzionale che il Business Coach si doti di strumenti organizzativi e strategici come il Business Model Canvas (che abbiamo descritto in altri articoli) ed eventualmente di softwatre per condividere lo stato di l’avanzamento del progetto. Soprattutto potrà condividere file, schede di lavoro, questionari, mappe visuali e altro in un cloud (Google Drive, Drop Box, One Drive ).

L'articolo Obiettivi del Coaching Aziendale proviene da Albino Ruberti.

• Trasporto
• Scorte
• Movimenti
• Tempo
• Sovrapproduzione
• Processi inefficaci
• Prodotti difettosi

“Taichi Ohno esperto di Kaz-Zen e TQM per Toyota”

Ispirandomi proprio ai 7 “muda” identificati da Taichi Ohno, esperto di Total Quality Ma- nagement, Lean Production e Kaizen (dal giapponese “cambiare in meglio”) mi sono ritrovato a dover identificare dei patterns tra tutti quegli sprechi che spesso ho incontrato lavo- rando come Business Coach con numerose aziende italiane annoverabili nella categoria delle Piccole-Medie imprese.

Le 6 forme di spreco delle PMI

Gli sprechi più frequenti che incontro spesso nel mio lavoro di Business Coach sono:

1. IRRAGIONEVOLEZZA – Prefissare diversi obiettivi contemporaneamente, portandone forse uno a compimento.
2. INCOERENZA – Non realizzare e non fare quello che ci si era riproposto, saltando da un compito ad un altro senza alcun senso.
3. INCERTEZZA – Non aver chiari i misuratori delle performance (KPI).
4. RIDONDANZA – Ripetere azioni, comunicazioni e politiche rivelatesi già inefficaci, tornando talvolta sugli stessi problemi più e più volte.
5. APATIA – Continuare a fare ciò che si è sempre fatto, come lo si è sempre fatto, indipen- dentemente dai risultati.
6. ELUCUBRARE – Pensare, condividere e confrontarsi sulle proprie teorie causali (ciò che spiega i motivi di ciò che funziona e di ciò che non funziona) senza una base di dati, informazioni, schemi o cultura.

Nella mia esperienza, più che ventennale, tutte queste forme di spreco sono penalizzanti e l’ultima è sicuramente la peggiore poiché capace di bloccare anche le aziende migliori ma soprattutto i talenti più genuini.

l motivo per il quale ho deciso di evidenziare questi 6 punti in maniera semplice ed intuiti- va, è quello di offrire una soluzione forte e stabile che possa dare uno sprint ed un’efficacia incredibile alle aziende o ai singoli imprenditori del business italiano.

Ho parlato di PMI (piccole – medio imprese), ma gli stessi problemi sono presenti anche nelle grandi aziende e nelle corporations internazionali. I metodi di soluzione sono applicabili a tutti i livelli, ovviamente in modi e tempi diversi.

La strategia di base consiste nel lavorare su individui e piccoli Team, da qui il paradigma del Kai-Zen ossia: apportare piccoli miglioramenti costantemente!

 6 PRATICHE EFFICACI PER LE PMI

Per ogni forma di spreco ho identificato e guidato ad attuare più volte con successo, quelle che ho definito le “Pratiche Efficaci per le PMI”.

1. Irragionevolezza – PIANIFICARE

Porsi pochi obiettivi chiari e per ogni obiettivo al massimo 5 risultati chiave misurabili, secondo il protocollo OKR sviluppato in Intel da Andy Grove e usato da aziende come Google e Microsoft.

2. Incoerenza – FARE

Lavorare a 300 km/h sui compiti prioritari, focalizzandosi pienamente e per cicli intensi. Seguendo il Framework SCRUM, una forma agile di gestione dei progetti che si ispira al principio “fare il doppio in metà tempo e senza errori”. Nella realtà statistica ad oggi risulta che si faccia almeno il triplo con errori. Scrum è stato sviluppato da Jeff Shuterland e Ken Schwaber e la lista delle aziende che lo usano è davvero considerevole, basti citare realtà come Salesforce e Microsoft. Google Venture usa con le Start-Up una variante simile sviluppata da Jake Knapp denominata SPRINT.

3. Incertezza – MISURARE

Creare dei criteri di feedback su tre piani paralleli:

– KPI oggettive e misurabili;

• Autovalutazione del responsabile del lavoro fatto;
• Sintesi di riflessione analizzando i primi due elementi. Esistono molti software che forniscono dashboard di KPI (https://www.softwareadvice.com/bi/kpi-comparison/)

4. Ridondanza – CAMBIARE

Cambiare in poco tempo ciò che non funziona è scomodo e utilissimo. Se il feedback dimo- stra chiaramente che è importante creare una cultura di interventi rapidi. Non bisogna chiacchierarci su troppo a lungo (aspetto che coinvolge anche elucubrare), né continuare qualcosa che prima funzionava, se ormai non funziona più. Un limite può essere il suc- cesso: “ho fatto così in passato e ho avuto ottimi risultati”. Anche il mio bisnonno usava il cavallo per spostarsi, oggi ci sono le autostrade, anzi lo smart-working!

5. Apatia – SPERIMENTARE

Le idee vengono a chi le cerca. I problemi sono ottimi strumenti per esercitare la creatività; il problem-solving deve diventare un mindset (atteggiamento mentale) proiettato a inventare, sperimentare, fare modelling (imitare e ispirarsi) ad altri, anche di settori diver- si. Partire dalle domande: “come possiamo risolvere?” e “avendo la soluzione, quale sarebbe?”, la celebre tecnica AS IF della PNL Programmmazione Neuro-Linguisitica.

6. Elucubrare – FORMARSI E FARE RICERCHE

Il Problema devastante di persone ed aziende è: “secondo me…”; vecchie convinzioni, troppo autoreferenziali e scollegate da statistiche, dati, conoscenze tecniche e alle volte dagli aspetti contestuali. Ignoranza specifica di come funziona nel proprio campo o in altri. Mania di tuttologismo, ego spropositato e teorie di cento anni fa… meglio fermarsi perché la lista è davvero troppo lunga. Soluzione? Formarsi, sia su aspetti tecnici che trasversali (comunicazione, leadership). Fare ricerche, studiare, confrontarsi e anche sviluppare processi di “ideas generation” (generare idee) che coinvolgano chi è in prima linea. Di un muletto ne sa spesso molto più chi ci sta sopra e ci lavora otto ore al giorno, dell’ingegnere “bloccato” in ufficio. Il concetto di “Gemba” (andare sul luogo dell’attività) promosso dalla pratica del Kai-Zen.

La tentazione è di fare tutto insieme da domani, ma un bimbo ha bisogno di nove mesi per formarsi nella pancia di una mamma, ed un processo diviso in fasi ha bisogno di gradualità e focus costante sul miglioramento.

L'articolo Le 6 forme di spreco delle PMI proviene da Albino Ruberti.